¿Cómo saber si un Estudiante está en el SIMAT?

Para garantizar la eficiencia en los procesos educativos de Colombia nace el SIMAT, un sistema de registro que permite gestionar la información de todos los que cursen estudios oficiales en el país. Conoce todos los detalles del funcionamiento y los beneficios que este sistema de matrícula tiene para el pueblo colombiano.

¿Qué es el Simat?

El Simat significa Sistema Integrado de Matrículas Educativas y sirve para Bogotá y todas las demás ciudades. A este sistema se accede de forma online y está dirigido a las secretaría de educación de las casas de estudios oficiales en el territorio colombiano.

Su función es ayudar a tener información oportuna para gestionar y controlar los datos de estudiantes, desde niños hasta adultos que cursen estudios en el país. Es decir en qué estado se encuentra cada estudiante.

Para qué sirve el SIMAT

Dentro de las múltiples funciones del Simat destacan:

  • Dar acceso a nuevos alumnos en el proceso de inscripción.
  • Tener a disposición información sistematizada.
  • Conocer la ubicación de los alumnos por cada institución.
  • Hacer una mejor distribución de los cupos.
  • Conocer la realidad social en la que se encuentra la comunidad estudiantil.
  • Ayuda a tramitar el cambio de un centro de educación a otro.
  • Emitir certificados de retiro y reportes dinámicos.
  • Manejar información actualizada de las matrículas del SIMAT para ofertar cupos a nuevos estudiantes.

Los reportes generados por esta herramienta permiten que el Ministerio de Educación cree políticas que beneficien tanto a niños como adultos que cursan estudios en instituciones públicas y privadas de Colombia.

¿Cómo entrar en el SIMAT en 2021?

Para entrar en el portal del sistema de matrículas del Ministerio de Educación Nacional Colombiano es imprescindible:

  • Estar inscrito en el registro de matrícula que se lleva a cabo anualmente el ministerio de educación.
  • Una vez inscrito se te hará entrega de un usuario y contraseña para entrar al portal en línea.
  • Ahora con acceso al sistema puedes matricular a los estudiantes en su establecimiento educativo, crear grupos, hacer proyecciones, entre otras funciones según el nivel de jerarquización asignado por el administrador del sistema.

Por qué inscribirse en SIMAT

Es importante que cada institución esté inscrita en el Simat para:

  • Cumplir el calendario previsto para el año escolar vigente
  • Tener una data normalizada que permita hacer mejor distribución de los cupos.
  • Conocer la información de quienes no volvieron a clases y encontrar un mecanismo para que no abandonen los estudios
  • Mantener actualizado al gobierno colombiano para que facilite recursos a las instituciones.
  • Facilitar reportes al Ministerio de Educación para que cumpla con los beneficios de transporte y alimentación a los estudiantes.
  • Estar presentes en las nuevas políticas ideadas por el Estado en el ámbito educativo.

Es responsabilidad del rector de cada casa de estudios oficial en el país formalizar la inscripción en la plataforma del Simat ante el ministerio o secretaría de educación una vez al año y mantener actualizada su matrícula escolar.

¿Cómo saber si un estudiante está en el Simat?

Para saber si tu hijo está en el SIMAT correctamente matriculado, solo tienes que seguir estos sencillos pasos:

  • Ingresa desde internet al portal oficial del SIMAT.

simat bogota

  • Introduce usuario, contraseña y presiona “Entrar”.
  • Dirígete a la sección matricula y cliquea sobre esta.
  • En el siguiente formulario ingresa los datos del estudiante a consultar.

Si presentas algún inconveniente para abrir la plataforma o para ingresar con tu usuario y contraseña debes dirigirte a la secretaría de estado dónde estás inscrito para que den acceso a la herramienta.

¿Cómo sacar el certificado de retiro del Simat?

El certificado de retiro del Simat es un requisito obligatorio para aquellos estudiantes que están en trámites de cambio de un centro educativo a otro.

Sin este documento no puedes retirarte, ni inscribirte en la nueva institución educativa, de ahí la importancia de obtener el certificado.

Para solicitarlo sólo tienes que dirigirte a tu actual casa de estudio y seguir estos pasos:

  • Averigua quienes son los responsables del sistema de matrícula de tu institución, pues son los que te ayudarán a generar el certificado de retiro gratis desde la oficina virtual Simat.
  • Solicita de manera formal el certificado en la institución donde cursas estudios, exponiendo los motivos del cambio que quieres hacer.
  • Firma la solicitud del libro de control de matrícula de la institución saliente.
  • No olvides tener a tu alcance información detallada de la institución a la que te cambiarás.
  • Facilita los datos personales y académicos a los encargados de gestionar el documento.
  • Espera el “tiempo de resolución del trámite” para que se imprima el certificado de retiro, lo que puede llevarte días o semanas.

Estos pasos aplican para los estudiantes mayores de edad y para los padres o representantes de niños que deseen obtener el certificado de retiro del Simat.

¿Cómo imprimir el certificado?

La impresión del certificado de retiro es una tarea que le corresponde a la institución en la que fue solicitado el documento lo que significa que como estudiante no puedes hacer solo este trámite.

Es importante que sepas que el certificado de retiro es gratis y que en la mayoría de los casos puede tardarse alrededor de 3 a 15 días aproximadamente.

¿Cómo crear grupos en el Simat?

Solo pueden crear grupos el personal de las instituciones designado para llevar las matrículas del sistema.

Para crear los grupos en el Simat tienes que:

  • Ingresar desde internet al sistema con su usuario y contraseña.

simat barranquilla

  • Ir al menú y dar clic en “proyecciones” ahora haz clic en la opción “grupo”

simat soacha

  • Posteriormente verás tres niveles en forma de pestañas “Institución, sede y administración de grupo”.
  • En “institución” colocamos el código o nombre del centro educativo y presionamos el botón de “buscar instituciones, después clicamos en “seleccionar”.

  • Luego, desde la opción nivel “Sede” marcamos “ver sede”.

como saber si mi hijo está en el simat

  • Para finalizar: accedemos a “administración de grupos”, seleccionamos la “jornada” y el “grado”.

como saber si un niño está matriculado en un colegio

  • Hacemos una búsqueda presionando sobre el icono de la lupa de la parte superior.

consultar estado del estudiante

  • Presionamos el icono en forma de hoja que significa “agregar” y vamos llenando los campos correspondientes como: orden, el nombre (código de cuatro dígitos), modelo educativo, capacidad (es decir: estudiantes por ambiente), modelo educativo y finalmente presionamos guardar.

Otra de las opciones que brinda el sistema está en el apartado de “parámetro de grupo” allí puedes agrupar a los estudiantes por características como: zona, modelo educativo, nivel. Desde esa opción puedes asignar la cantidad de estudiantes que necesitas por cada grupo para generar reportes.

¿Cómo descargar el reporte dinámico?

El reporte dinámico es un documento que puedes gestionar desde tu cuenta.

Se le conoce como reporte dinámico pues en él se encuentra la información actualizada y detallada del alumno. En ese documento se pueden seleccionar los datos que queremos que se muestren en el reporte.

Sigue estos pasos para descargarlo

  • Ingresa a tu cuenta del Simat con usuario y contraseña.

  • Ve a la sección de reportes y selecciona “reporte dinámico”

  • Seguidamente el sistema muestra un formulario con diferentes variables a seleccionar por el estudiante según su requerimiento.

  • Sigue avanzando he indica la fecha de solicitud y el orden en que quieres que aparezcan los datos en el reporte.

  • El paso siguiente es decidir si deseas “Generar consulta o almacenar consulta”.

  • Si seleccionas la opción “generar consulta” quiere decir que puedes imprimir tu reporte de inmediato. Pero si lo que quieres es guardar la información, la opción recomendada es “almacenar”.

  • Es importante que sepas que una vez terminado el reporte lo encuentras en “Reporte dinámico” y en el formulario solo debes presionar “ver consulta almacenada” si quieres editar o imprimir solo tienes que seleccionarlo.

¿Cómo proyectar cupos?

La proyección de cupos es uno de los reportes más importante en el Simat pues permite conocer la cantidad de la oferta de cupos disponibles que hay para el próximo periodo escolar.

Para arrojar esta información es indispensable que el sistema de matrícula esté actualizado con los siguientes datos:

  • Quiénes prosiguen sus estudios.
  • Cuáles han culminado o reprobado.
  • Si se han hecho traslados a otras instituciones o si hay estudiantes que han decidido renunciar a los estudios de forma definitiva.

Aprende cómo hacer proyección de cupos 2021 del SIMAT Colombia

Haz la proyección de cupos del 2021 cuando el Ministerio de Educación lo solicite siguiendo estos pasos:

Paso1: Ingresa al menú “proyecciones” en la opción “proyectar cupos”.

Paso 2: Desde la opción “institución” llena el campo “código DANE” y al lado derecho “Nombre de la institución”. Presiona el botón “Buscar Instituciones”.

Paso 3: Seguidamente se muestra la institución a proyectar, haz clic en la casilla “seleccionar”.

Paso 4: Una vez seleccionada la institución pasamos a “sede” y clicamos en “ver sede”.

Paso 5: En “listado”, selecciona la jornada en el campo desplegable de la derecha que indica: “mañana” o “fin de semana”

Paso 6: Continúa con el apartado siguiente “nueva proyección” en esta verás el corte del año escolar, por ejemplo: 2021 año de proyección 2022 y presiona el botón “Generar

  • Proyecciones”. Selecciona desde el combo desplegable “modelo educativo” y presione el botón de “generar proyecciones”.

Paso 7: La siguiente sección es “proyecciones” donde puedes guardar y observar la matrícula actual, en este caso el periodo 2021. Basados en estos datos se aplican los cálculos para generar una oferta de cupos.

Paso 8: En la columna “oferta básica” escribe la cantidad de cupos que quieres proyectar por sección.
  • Ingresa la cantidad de grupos atendidos por la institución, las aulas disponibles y su tamaño.

Paso 9: Para finalizar el proceso, selecciona en la parte superior “El estado de proyecciones” elije según sea el caso entre las opciones: “nuevo, pendiente por aprobar o aprobado” haz clic y guarda.

Si necesitas otro tipo de ayudas para usar o conocer las funciones de los procesos que se llevan a cabo en el Simat  puedes ingresar aquí.

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